貿易公司辦公室助理的實習日記
12月02日
今天是實習的第一天，實習單位是一家貿易有限公司，我實在很難想象一個思想政治教育專業的學生來到貿易公司做辦公室助理會是怎麼樣的一番景象。但是我還是帶著這些疑慮開始了我的實習路程。
第一天實習，首先的主要工作就是了解公司的一些情況和自己實習期間主要擔任的職務和工作。公司，主要做汽車養護用品代理，供貨給一些汽車專營店，同時還做防爆膜的工作，主要供貨物件是東風日產汽車專營店。公司成立時間尚短，所以規模有限，辦公室的主要工作人員就是一個經理和一個財務，其他的一些工人都是負責搬運貨物和貼膜的工作，上班地點都在公司主要供貨的汽車專營店裡。而我的工作主要就是收發快遞，接聽電話，列印送貨單、整理會議記錄、接待訪客之類的文員的工作。在這之前，因為人員缺乏，這些工作都是公司財務在做，因此，初來咋到的我就由這個廖財務帶著，由她教我一些工作上的事宜。工作的第一天，沒有什麼特別重要的工作，廖財務只是向我簡單地介紹了一下公司的工作流程和我的一些工作安排，她跟我說，辦公室助理一般比較忙的時候都是在公司開會或者的月底做賬的時候，所以平時都比較清閒，都是做一些瑣碎的事。然後她給了我一些公司代理的產品資料，讓我熟悉這些產品，方便日後的工作。於是今天我唯一的任務就是熟悉公司的運作以及主要代理產品，為日後的工作打下基礎。
第一天上班，很輕鬆也有些乏味，但是看見同樣坐在辦公室的經理和財務一樣地悠哉，我心想，也許貿易公司就是這樣的吧。
12月3日
今天是上班的第二天，雖然上班的第一天沒有什麼重要的事情要做，但是第二天我還是按照上班的時間準時來到公司。
今天犯了一個錯誤，我想這應該辦公室助理大大忌吧。今天來了一批新貨，所以經理和財務都出去安排貨物了，只留我一個人在辦公室，下午的時候接了一個電話，是專營店打來的，說是經理的電話打不通，專營店的自動變速箱清洗劑和冷卻系統止漏劑用完了，希望在今天下午之前把貨送到，以免明天無法正常工作。掛了電話之後，我又開始看書去了。下午三點多的時候經理和財務回來了，可是我卻怎麼也想不起來電話裡說的是什麼清洗劑，經理只好再打電話去確認一遍。
事後，廖財務告訴我，身為辦公室助理，有很多東西是不能靠腦子去記的，因為很多都是很瑣碎的事情，很零散，不好記，再加上我本來就不是學的這個，沒有經過任何的培訓，對一些產品和專業名詞也不熟悉，而且接電話要記錄應該是一種習慣，在任何企業擔任任何職務都應該要有的習慣，不要太相信自己的記憶力。
雖然這件事沒有造成什麼損失，經理和財務也沒有責怪我，可是心裡還是覺得挺難受的，畢竟這應該算是一個不應該犯的錯誤。枉我還有過在學校學工處辦公室擔任過辦公室助理的經驗，我竟然都沒有領悟到這一點，還非得摔過了才知道痛。
12月4日
由於昨天的事，今天上班心裡總是有點不安和愧疚。廖財務似乎看出了我的心思，她讓我別太在意昨天的事，工作上難免有錯，她剛來的時候還經常犯錯呢，有的時候碰到經理心情不好還會被臭罵一頓，可是第二天還不是要收拾好心情上班，不能再因為昨天的心情影響今天的工作啊。正所謂“吃一鑑長一智”。
聽了之後，我的心情也沒有這麼凝重了，人非聖人，孰能無過呢。坐了一上午都沒什麼事情，我看廖財務也是在那閒著，心裡還是有點坦然了。下午的時候，經理說要帶我去視察下專營店的工作，順便讓我瞭解一下情況。心裡真是欣喜若狂，再也不用呆在辦公室裡了。
第一次來到專營店，經理先是詢問了一下今天的銷售情況，然後和那些銷售人員聊了起來，說的都是一些業績之類的問題，我只能在一旁聽。說完了之後，就開始帶著我四處看看。他跟我說，因為公司是剛成立不久的，所以規模很小，他要管的事情也就是每天看看哪裡缺貨需要補貨，還有銷售的情況，再者就是貼膜工人的工作了。他說，貼膜的工作是最容易出問題的了，裝貼防爆膜不是隨便貼就可以了事的，還要求有嚴謹的步驟工序，否則，用車的時候就會發現漏洞百出。從裝飾保護到清洗玻璃、套膜、定型、裝貼每一步都要小心翼翼的，而且前後擋風玻璃和側窗難度不一，就算是老師傅都會有出錯的時候，一些剛上手的徒弟就更不用說了。只要一個不經意把客人的車刮花之類了，不僅僅是個人工資要賠光，公司也會受損，所以這方面要重視。
我看著那些工人裝貼膜的時候，心裡都是心驚膽戰的，就好像是在精心雕刻一樣東西。誰說不是行行出狀元呢，這些貼膜工人雖然都未必是大學畢業，甚至有些沒有文化，但不也是憑藉一己技能大展拳腳。
12月5日
今天算是真真正正地做了一份工作了。因為明天就是開週會的時間了，所以經理安排我為明天的會議製作一一個PPT。當接到這個任務的時候，心裡有些欣喜，因為在上學的時候做PPT也算是家常便飯了。
經理交給了我明天的工作流程，還有一些資料，我就開始了我的工作。首先，我顯示根據手上的材料構思大綱，組織素材(文字、圖、表、多媒體)，然後再一次匯入PPT中，我記得在學工廣場擔任記者的時候，曾經有一次培訓就是教我們如何製作精美吸引人的PPT，最主要的一點就是簡單明瞭，不要在PPT上擺放太多文字，要圖文並茂。所以我都是隻將一些會議上要說的每一點的重要字眼擺放在上面，再加上一些圖示。不然大家的精力都放在了上面的字上了，沒人會認真聽說話的人在說什麼。調整完結構，修改完內容，我就開始選擇模板、設定切換動畫之類的。因為這是會議動畫，所以我選擇了比較簡單的模板，沒有色彩繽紛，沒有可愛動畫，還在每頁PPT左上角上加上了我們公司的標誌。整體完成之後，我還自己預演排練了好幾遍，小心地檢查每一個細節，看看有沒有錯漏的內容，或者是字的顏色與背景有沒有衝突。確認OK了之後，我就PPT的內容再寫了一個稿子，因為PPT上都只有重要的字眼，我覺得有必要再組織下語言，方便經理的講話。
交給經理看完之後，我以為會被挑毛病，沒想到經理連連點頭，誇我做的PPT很好，而且還細心地給他寫好了演講稿，他每次自己做的PPT都沒有這麼精細，經常開會開道一半就忘了自己要說什麼了。
這就是我第一次實習獲得肯定，心裡美滋滋的，久久不能忘懷。
12月6日
今天是這個月的第一個週會，也是我第一次參加公司的會議。
和以往在學校參加會議最大的區別就是，在這個會議上我要擔任的就是記錄會議的記錄員。因為我曾在學校院團學聯問題部擔任過副部長，這個工作對我來說並不是很陌生。但是今天的會議記錄並不是很順利。
昨天我有特地上網查找了會議記錄的格式和範文看了一遍，還看了些會議記錄的技巧之類的文章。但是今天做記錄的時候，一開始我還是跟不上速度。經理說的還好，畢竟是我作的PPT，但是其他銷售人員的報告總結我就記得很辛苦。他們喜歡用一些專業簡稱名詞，好幾次我都沒反應過來。一整個會議下來，我整個人都筋疲力盡了。一看我的會議記錄斷斷續續的，我心都碎了，還得在愛會議過後把這些缺口補上，整理完整再交給經理簽字存檔。看著那些凌亂的字眼，我都傻眼了。這該如何是好。
最後沒辦法，我還是向廖財務求救了。她笑笑地給了我一本筆記，她說，我第一次做會議記錄，他們還是要做最壞的打算，所以在會議上她也要負責記錄，免得我由於經驗尚淺有遺漏的地方或者不足。這只是給我一個學習的機會，不會要求我做的盡善盡美的。
於是，我就回去照著廖財務的筆記重新整理了我的記錄，一份電子檔的，一份紙質檔的，光是整理這個就花了我幾個小時的時間整理完給經理簽完字我整個人感覺都癱了。這些看似簡單的工作還是一點都不簡單啊。
12月9日
休息兩天，調整了狀態，也好好整理了自己的思緒，端正了自己在這份工作上的態度。今天我信心滿滿地來到公司上班，期待著有意外的收穫。
今天經理給了我一份資料讓我整理，又是一件很瑣碎的事情，也很簡單。這次用的是office軟體中最簡單的word，也是我們在學校的時候最常用的辦公軟體，相對來說對這個軟體的使用也算是很熟悉的了。而且在學校的時候每次寫報告的時候都對報告的格式和要求都很嚴格，所以對word的排版還有一些字型的設定、格式的設定都瞭然於心。但是這次整理資料資本就沒有這麼複雜，這些資料的整理不需要像報告那樣有恨多的要求，基本只是字型大小行距這些簡單的要求而已，所以在整理的時候也很方便。
一開始還覺得很輕鬆的，只是打字而已，順便還可以練習一下自己的打字速度。可是一開始還覺得很好玩，可是一直都對著電腦打字，腦袋實在是疼。以前還以為文員是很輕鬆的工作的，是需要坐在辦公室裡打字整理檔案，親身體驗了才能體會這樣的工作還是很傷神的。
今天就整理了幾小時的`檔案，因為一直對著電腦頭暈，所以常常要休息一段時間才能繼續工作。整理完之後還要大概檢查一遍或者看是否會有錯別字。
12月10日
昨天對著電腦整理檔案幾個小時實在是太傷神了，今天只希望別在是整理資料的任務，我不想再對著電腦幾個小時。
還好，今天的任務不再是一直對著電腦了。今天要有一批貨要出，所以我和經理一塊到貨倉去，他們負責搬貨，我就負責登記。我負責登記使用的是出貨單。在這之前我從來沒有用過這樣的東西。不過想想不就是填個單子，應該很簡單的。但是我還是很小心翼翼地填寫每一個資訊，因為對於出貨的管理這一環節中，憑證、收付款都是根據出貨單自動一環扣一環地切制。這可是和錢掛鉤的，要是出了什麼差錯，這可是直接影響了公司的利益。
搬完貨就是送到專營店
去，到了那裡就會有人清點貨物，然後再根據我登記的出貨單清貨，確認之後他們負責人就會再出貨單上簽字。對方一簽字那麼就是代表著交易成功。看著對方簽下字的那一瞬間，心裡有種莫名的激動，因為公司賺得這筆錢裡面也有我的功勞。我才明白，沒一件成功的事情背後不都是一個人的功勞，表面上生意是經理談來的，可是那些搬貨的工人，甚至是隻在一旁動動筆的我也是付出了勞動的。這應該就是所謂的團隊合作吧。
今天做成了一筆生意，那種激動的心情一直延續到現在都無法消去。我好像更加體會到了這份工作的樂趣，平時有的時候是很無趣，但是當你成功地做好了一件事情之後，那種成功的喜悅完全可以將辛勞湮滅。
12月11日
昨天的喜悅在經過一晚上的洗禮仍然沒有褪去。今天上班的時候好期待還有什麼意外的收穫。
今天我接觸了一個我生命中第一次使用的機器—傳真機。這個東西在學校的時候列印室裡見過，也不是第一次接觸，只是在這之前都是看著別人在使用，自己操作今天還真的是第一次。
今天，廖財務有一些材料需要傳真給其他公司，於是她就給我示範了一遍，讓我學會如何收發傳真，然後就把剩下的檔案交給我完成。才真的傳真機也就是那麼一回事，只要把要傳得檔案放到進紙處，注意千萬別放反，然後打對方的傳真號碼，對方接通後，告訴對方給你一個訊號，收到對方訊號以後按“確認”就可以了。相反，接收傳真就是對方給你打電話，然後按下傳真/影印/輸入鍵，也就是給對方一個訊號，對方就可以把東西傳過來給你了。在以前就覺得很傳真機很神奇，感覺好像打一個電話，東西就可以再兩個傳真機間傳達。而且傳真其實就是傳送的是原件的影印件。
傳真完之後，為了滿足我自己的好奇心，我上網查了下傳真機的工作原理。
原來傳真機首先是將需要傳真的檔案透過光電掃描技術將影象、文字轉化為採用霍夫曼編碼方式的數字訊號，經V.27、V.29方式調製後轉成音訊訊號，然後透過傳統電話線進行傳送。接收方的傳真機接到訊號後，會將訊號復原然後打印出來，這樣接收方就會受到一份原發送檔案的影印件。
看著這個工作原理，很高興，在這次實習中還是學到了很多東西的。
12月12日
昨天學會了使用傳真機，獲益良多，沒想到今天竟然又有機會學習使用另一臺機器—影印機。
今天還是要為明天的週會準備材料，除了給經理製作PPT外，還要為每一位參加會議的人影印會議資料。這次廖財務並沒有像昨天那樣先給我示範一遍，而是讓我自己去試試，她說影印很簡單，只要根據上面的功能鍵，你想要什麼樣的規格的就按哪個功能鍵就行了。我想著“沒吃過豬肉還沒見過豬跑”嗎。平時列印室人多的時候，都是自己操作的，雖然只是皮毛。我先將要印的資料放上之後，先試驗地印出一張，沒有錯誤，然後我再選擇影印的份數，開始正式影印。
還是像昨天一樣，我把資料影印好之後，按照整理好送到財務辦公室，回到自己的座位就開始查閱影印機的工作原理。
影印機的工作原理主要包括以下三個基本的原理：靜電原理、光學成像原理、半導體原理，它利用光導體的電位特性，在光導體沒有受光照的狀態下進行充電，使其表面上帶上均勻的電荷，人後透過光學成像原理，使原稿影象成像在半導體上。有影象部分因沒有受到光照(相當於暗態)，所以光導體表面仍帶有電荷，而無影象區域則受到光照 (相當於亮態)，所以光導體表面的電荷透過基體的接地，使表面的電荷消失，從而形成了靜電潛像。再後是透過靜電原理，使用帶有極性相反電荷的墨粉，使光導體表面的靜電潛像轉化成為光導體表面的墨粉影象 。最後，仍然透過靜電原理，將光導體表面的墨粉影象轉印到影印紙表面，完成影印的基本過程。
12月13日
今天還是照常的例會，由於昨天材料的準備都很充分，今天的會議一切順利。而我的會議記錄的工作在上次的失敗過後，這次也有了很大的進步。今天晚上公司聚餐了，第一次和同事們一起聚餐，在飯桌上大家有說有笑的，經理也特別平易近人。只是實習生的我雖然和大家相處的時間不長，但是和大家也並沒有很疏遠。我可以感受到大家也有意無意地和我說話，免得“冷落”了我。只是還是有一定的差別，大家開心的時候就會喝酒，可是我不勝酒力，不能和大家一起暢飲。大家越喝越開心，到最後還有好幾個人都喝醉了。
事後。廖財務跟我說，公司大部分都是男生，整個公司上上下下也就幾個女生，所以每次聚餐的時候都喝酒都不是能少的，而且常常都會喝的很瘋狂。她剛來的時候都有點害怕了。不過她要我要學會適應，而且還要找時間鍛鍊自己的酒量，因為在職場上，應酬式很必須的，在上流人的世界，酒會是交流的最直接的方式。很多生意都是在酒桌上談成的。這也是職場上的一種基本技能，也是人際關係很重要的一種手段。
12月16日
今天專營店出事了。下午上班的時候，當時經理、財務和我正在聊天，就在這時候經理接到了一個電話，聽他說的話大概就是專營店某個工人弄花了顧客的車子，對方要求索賠，打來跟經理求救來了。掛了電話經理就趕著到現場去了解情況去了，慶幸的是，他還帶上了我。
來到現場的時候，經理先是向那個工人詢問了，原來是在貼膜的時候不小心把車弄花了。之前經理就和我說過這樣的事情經常發生，卻沒發現這麼快就被我碰上了。詢問完之後經理就上去向那位顧客賠禮道歉，然後就和那個客人談了起來，我想應該是在談價錢的問題。只可惜以我現在的身份不能在旁邊聽他們是怎麼談判的，我也想學習學習生意上的談判技巧。
最後雙方協議，只要賠500塊錢就可以了，只是五百塊錢對一個工人來說不是個小數目，他們這樣的剛上手的學徒基本工資也就一千多一點，但是經理答應只是暫時讓他先賠上，經理會盡力向上面寫報告，儘量幫他請求報銷。這個也不是一定沒有機會，只要報告寫的好一點，這也不上面大數目，相信上面會同意的。聽經理這麼一說，那名工人臉上才有一點點的笑容。那工人身上沒有那麼多錢，還是經理給他墊上的。
今天這件事就這樣解決了，損失還是有的，但是在這件事還是有了一個比較圓滿的結果。
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