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職場溝通小技巧

職場溝通小技巧三篇

  職場溝通小技巧一、要點法

  日常生活中,我們可以隨意組織語言,可以旁敲側擊,可以用大量的話語去表述一個意思,但是在職場中,這些情況都要避免。

  職場溝通,最核心的一點,就是需要建立「資訊點」的意識。

  在你跟別人溝通之前,可以想一想:我需要向他傳達哪些資訊點?如何才能最簡練、最有效地把這些資訊點傳達出來,儘可能降低對方的接收成本?

  在這個基礎上,再儘量減少冗餘資訊,提高資訊濃度,用最精準的語言,把資訊點表述出來。

  簡而言之,最需要考慮的,是「精簡」—— 亦即用最簡潔的語言,表達最全面的資訊量。

  不要考慮過多的修飾、鋪墊,這些只會增加對方的理解成本。你要做的是,讓對方能夠立刻意識到:你要傳達一個什麼資訊,這個資訊的內容是什麼。

  這裡面,最常用的一個技巧,就是要點法。

  這個技巧非常簡單,但在職場中,十分有效。

  從心理學的角度講,人對於複雜資訊的理解,最根本的模式是「分類」。也就是說,當你面對一段複雜的內容時,你下意識的第一個反應,就是對其進行分類:

  這段話講了什麼?

  可以分成哪幾塊?

  每一塊分別講了什麼內容?

  緊接著,你就可以把這段複雜的內容,進行歸約,轉化為有效的「資訊點」,從而有序地儲存進大腦裡。

  所以,開宗明義「我要傳達什麼資訊」和「這個資訊有幾個要點」,可以讓對方對接下來的內容有一個心理預期。讓對方知道:你要講的是什麼事情,範圍是什麼,我需要調動起大腦中哪些相關的資訊,來更好地理解你要說的內容。

  然後,直接表述「資訊點」,則可以幫助對方節省「轉化」的過程,儘量避免資訊的失真。

  舉個簡單的例子:

  經理,昨天跟某主播溝通過了,他提出了一些要求,我總結成下面三點:

  第一,簽約費50萬,先付50%,一年期滿再付尾款。

  第二,打賞所得,平臺跟他按55分成。

  第三,每週至少直播5次,至少2次首頁推廣。

  (資料是杜撰的)

  這個資訊的傳達,就非常簡潔、直接、有效。經理不用去思考主播的訴求是什麼,只需要考慮:我能不能滿足這三個要求?就可以了。

  最後提三個需要注意的點。

  1、闡述要點的時候,不要超過4點。

  因為人的短時記憶只能記住4個單位的內容,超過4點的話,會令對方感到「超負荷」。

  2、各個要點之間,在邏輯上必須彼此獨立,互不交叉,否則會給人十分混亂的感覺。

  3、每個點只講述一個事情。

  如果過於複雜,就把多件事情合併成一件,分層次講。

  職場溝通小技巧二、倒推法

  職場溝通中,最容易發生的一個問題,就是站在自己的角度說話,而沒有考慮,對方想聽到的內容是什麼。

  這是許多職場新人最容易犯的錯誤。

  例如:當老闆問你「某個事情搞定了沒有」的時候,很多人第一反應,也許是脫口而出:

  「我做了很多努力。我跑了十幾個地方,花了多少多少時間,見了多少多少人……」

  大家都會有一種心態:我做了這麼多,沒有功勞也有苦勞,雖然任務沒有完成,但老闆應該也不會責罰我吧?

  這就是一種非常低階的錯誤:為自己辯解。

  老闆最想知道的,並不是你做了哪些努力,也不是你有多麼辛苦,而是:

  任務有沒有完成?

  為什麼沒有?

  什麼時候能完成?

  你為之所做的努力,應該放在後面再說。一個合格的老闆,是絕不會不瞭解詳情,就隨意責罵下屬的。

  再舉個例子。

  當老闆問你「昨天客戶都說了什麼」的時候,很多人會怎麼做呢?會按照時間順序,把客戶說的話簡要概括下來。

  「一開始怎麼樣怎麼樣,後來怎麼樣怎麼樣,再後來……」

  這同樣是十分低效的。如果老闆想聽原文,直接錄下來就行了。老闆想知道的,是昨天的會談得到了一個什麼樣的結果,這才是最重要的。

  所以,當我們進行彙報時,可以遵循這個簡單的方法:倒推法。

  這其實也是一個「What - Why - How」的模型。這樣組織資訊,可以有效傳遞最重要的內容,並透過逐步的引導,給老闆一個完整的方案。

  這才是真正站在接收者立場,從別人角度出發的`溝通方法。這種模式,會極大地提升你的專業性和可靠性。

  職場溝通小技巧三、兩面法

  你應該聽過「電梯30秒」理論:假如你和老闆(或者客戶),在電梯裡相遇了。你應該如何利用這短短的30秒,把你的方案(或者產品)推銷給他?

  這是一個非常常見的場景。當然,未必是電梯,辦公室也有可能。重點是,絕大多數時候,老闆和客戶都非常忙。如果你不能用最短的時間抓住他的注意力,將你想表達的內容傳達給他,也許你就會失去機會。

  那麼,如何在儘量短的時間內,將你的方案講清楚呢?

  可以嘗試這個「兩面法」。

  你應該已經發現了,這也是一個「What - Why - How」模型。這是最符合認知的結構。

  這個方法,需要注意的地方是什麼呢?主要有兩點。

  第一,是 Why 1 和 Why 2 的區別。

  前者主要闡述,這個方案的優點是什麼?能夠產生什麼效果?後者則闡述,這個方案能解決什麼問題?為什麼我們要採取這個方案?

  兩者結合起來,可以為你的方案,提供強有力的論證。

  另一方面,人都是有「損失厭惡」的。用「能夠解決什麼問題」來作為佐證,會比單純用「它有什麼好處」,更容易吸引注意力。

  第二,是可行性。

  可行性是什麼呢?就是,執行這個方案的難度是什麼,需要付出什麼條件和資源。

  在闡明必要性(Why)之後,用可行性來作結,會有一種「呼籲行動」的效果 —— 在聽完必要性之後,對方往往會習慣性地考慮「那這個事情要怎麼做?」這時,如果你直接給他一個答案,告訴他:這個事情可以做,而且很簡單。就會成為一個強大的推動力。

  舉個簡單的例子。

  「經理,我認為我們應該做一次事件營銷。一方面可以帶來更高的曝光和傳播效果,另一方面,我們現在的效果推廣已經有點疲軟了,成本太高,也可以開拓一個新的推廣渠道。我認識一個團隊,就是上次那個xxxx事件的策劃,效果很贊,可以去問問看。」

  當然,最主要的,還是事先的周密準備和規劃。好的內容,永遠才是一切的核心。

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