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邀請函具體格式

邀請函具體格式

  一、禮儀活動邀請函的含義

  禮儀活動邀請函又稱禮儀活動邀請信、禮儀活動邀請書,是禮儀活動主辦方(單位、團體或個人)邀請有關人員出席隆重的會議、典禮,參加某些重大活動時發出的禮儀性書面函件。

  凡精心安排、精心組織的大型活動與儀式,如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、釋出會、單位的開業儀式等等,只有採用禮儀活動邀請函邀請佳賓,才會被人視之為與其檔次相稱。禮儀活動邀請函有自己的基本內容、特點及寫法上的一些要求。

  二、禮儀活動邀請函的基本內容

  禮儀活動邀請函的基本內容包括禮儀活動的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機構;禮儀活動的內容和形式;參加物件;禮儀活動的時間和地點、聯絡方式以及其他需要說明的事項。內容根據實際情況填寫。

  三、禮儀活動邀請函的特點

  洛陽禮儀活動邀請函的特點體現在以下四個方面:

  禮貌性強。邀請事務使用邀請函表示禮貌。禮貌性是禮儀活動邀請函的最顯著的特徵和基本原則。這體現在內容的.完全的讚美肯定和固定的禮貌用語的使用上,強調雙方和諧友好的交往。

  感情誠摯。禮儀活動邀請函是為社交服務的專門文書,這使得它能夠單純地、充分地發散友好的感情資訊,適宜於在特定的禮儀時機、場合,向禮儀物件表達專門誠摯的感情。

  語言簡潔明瞭。禮儀活動邀請函是現實生活中常用的一種日常應用寫作文種,要注意語言的簡潔明瞭,看懂就行,文字不要太多太深奧。

  適用面廣。禮儀活動邀請函使用於國際交往以及日常的各種社交活動中,而且適用於單位、企業、個人,範圍非常廣泛。

  四、禮儀活動邀請函的結構與寫法

  在應用寫作中禮儀活動邀請函是非常重要的,尤其是社會交際空前廣泛和重要的當代社會,寫好它可以說至關重要。對禮儀活動邀請函的寫法要注意格式和形式兩個方面。

  禮儀活動邀請函的結構通常由標題、稱謂、正文、敬語和落款五部分組成。

  標題。一般只寫文種“邀請函”即可,字號比通常標題要略大一些。有時也可以加“事由” ,如“關於參加研討會的邀請函”。有時還可包括個性化的活動

  主題標語,如“溝通無限中部六省城市資訊化高階論壇邀請函”。

  稱謂。是對邀請物件的稱呼。要頂格寫受邀單位名稱或個人姓名,後加冒號。要寫明對方姓名、職務、職稱、學銜。也可以用“ 同志”、“經理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。通常還要加上“尊敬的”之類定語。

  正文。是邀請函的主體。頭可向被邀請人簡單問候,位置在稱謂下一行,空兩格。接著寫明舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求,寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點,邀請物件以及邀請物件所做的工作等,並對被邀請方發出得體、誠摯的邀請。若附有票、券等物也應同邀請函一併送給邀請物件。有較為詳細出席說明的,通常要另紙說明,避免邀請函寫得過長。

  敬語。末尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“敬請參加”、“請屆時出席”之類的敬語。有些邀請函可以用“此致敬禮”、“順致節日問候”等敬語。

  落款。署上邀請單位名稱或發函者個人名稱,署上發函日期。邀請單位還應加蓋公章,以示莊重。

  其次是形式上的要求。邀請函的形式要美觀大方,不可用書信紙或單位的信函紙草草了事,而應用紅紙或特製的請柬填寫。

  五、寫禮儀活動邀請函

  要注意的事項

  1.“邀請函”三字是完整的文種名稱,與公文中的“函”是兩種不同的文種,因此不宜拆開寫成“關於邀請出席×X活動的函”。

  2.被邀請者的姓名應寫全,不應寫綽號或別名。在兩個姓名之間應該寫上“暨”或“和”,不用頓號或逗號。網上或報刊上公開發布的邀請函,由於物件不確定,可省略稱呼,或以“敬啟者”統稱。

  3.嚴格遵守寫作格式,稱謂、邀請事由、具體內容、活動時間、活動地點、相關事宜、聯絡方式、落款等是必不可少的部分,不能丟漏資訊。

  4.邀請事項務必周詳,使邀請物件可以有準備而來,也會使活動舉辦的個人或單位減少一些意想不到的麻煩。

  5.邀請函須提前傳送,使受邀方有足夠的時問對各種事務進行統籌安排。 總之,禮儀活動邀請函屬於社會生活使用文書,具有社會公關及禮儀功能。

  它不僅表示禮貌莊重,也有憑證作用,要寫得簡明得體,準確文雅。

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