辦公自動化條件下電子檔案的管理論文
一、文書檔案管理辦公自動化的特點
1、辦公效率大幅提高。計算機強大的資訊處理能力是正確運用辦公自動化的最大優勢，使檔案資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分便捷。
2、檔案和文字資訊得到充分交流與共享。運用計算機技術使檔案管理由案卷級深入到檔案級，由途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特徵管理到內、外部特徵合併管理。依託網路技術的發展，實現檔案資訊與載體分離利用，與其它資訊系統建立共聯，提供資訊的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率。它不受空間的限制，保證了較高的查全率和查準率，並透過網路服務的這個寬廣的平臺，更好地瞭解其他檔案部門工作概況、工作重點和最新最快的檔案資訊動態。
3、電子檔案儲存具有穩定性。
與紙質檔案載體相比，電子檔案載體材料的壽命要長的`多。紙張中的纖維素在一定的條件下，容易破壞，在檔案儲存過程中，稍不注意就可能發生不可挽回的損失。電子檔案可選擇不同載體進行多種方式的儲存。如VCD、DVD光碟小容量的隨身碟，大容量的行動硬碟等，這些載體存、讀方便快捷，易於傳遞且儲存時間長，具有相對穩定性。
二、電子檔案的歸檔方式
1、藉助計算機資訊管理網，開通電子檔案專遞網線。隨著各單位計算機資訊管理網的建立與發展，越來越多的重要檔案被傳輸上網，這些檔案反映了職能活動的概貌。上傳前對檔案格式進行統一轉換，在一定程度上保證了資料的通用性。對那些未輸送到計算機資訊管理網上的具有儲存價值的電子文件，應由電子檔案形成部門編目整理，並利用網路技術向檔案部門傳輸。
2、選擇電子檔案資訊的匯集點，由計算機與資訊管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越重視資訊工作的系統化和標準化水平，由“分散各異”轉向“集中統一”儲存有價值的電子檔案歸檔，無疑是最佳歸檔途徑。
3、電子檔案保密性受限制。電子檔案的內容易於變化，使得檔案保密性減弱；電子檔案易於修改，內容的變化性要比紙質檔案大得多。電子檔案不具有特定的字跡，無法從字跡上分辨原始性，而且不能為每一份電子檔案蓋印和親自簽名。
三、幾點措施
1、辦公自動化系統內、外網隔離。在內部網路與外網之間設定物理隔離，過濾進出網路資料，管理進出網路的訪問行為，封堵一些禁止業務，記錄資訊內容活動對網路攻擊的檢測和警告。
2、提高檔案人員的素質。提高
檔案人員業務技能，要從硬體的投入上下功夫，不斷改善硬環境。以“自學為主，培訓為輔”，形成可持續教育機制，以確保檔案人員素質，隨時代變化而不斷提高。加大檔案部門間、區域間的系統合作力度，不斷增加檔案部門和檔案人員的資訊源和增強創新思維。
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