職場郵件要注意7個細節
工作郵件也是人際溝通的一種方式，和打電話、面談一樣，有很多學問講究，所以在傳送郵件之前一定要深思熟慮。之前，默說群裡的加班狗與出差俠們就“職場郵件需要注意的小細節”展開了討論。整理如下：
1、傳送，抄送，密抄送，你明白嗎？
傳送——傳送是TO，只給一個人；這是一個權責關係，傳送物件是需要對方回饋的，內容要針對對方說，這個是起碼的，正規事項上，對方也有義務回覆你的問題，起碼要回復，已知悉；
抄送——抄送是CC，除了傳送人，還給其他人員看到；其他人員可以看到其他收到郵件的人；如無問題抄送是可以不回覆的；職權上來說，更像是給相關人員一個知情權；需要注意的是：在新增抄送物件時，瞭解被抄送人的職位等級高低還是非常重要的；
密送——密抄送BCC，收到密送的人，不會顯示出來，收件人彼此之間不知道。
那比如說：一個專案郵件，有客戶方對應的介面人，有部門主任，其他相關人員，可能都需要發，那麼如何選擇？
如果我是專案負責人，這個郵件內容需要對接的是客戶的介面人；那麼郵件的傳送物件就應該介面人，抄送是其他的部門負責人，本著事情誰辦郵件發給誰的原則；如果可能都需要發，其實應該瞭解清楚，避免不必要的麻煩。比如我會跟那邊的對接人溝通，問問看是否需要抄送給他人，是否需要注意一些細節；傳送人最好是一個，這樣比較明確；最直接的事件執行者應當是郵件的唯一接收人，其他人全部抄送。
2、一鍵回覆轉發是個很可怕的東西
我遇見過某專案助理，給3個不同專案的負責人、相關人員發會議通知，但某專案負責人在回覆郵件的時候，一鍵轉發了所有人。專案資訊突然就洩密了。
某競爭對手把客戶群發的郵件，又全部回覆了；結果就是他自己家公司的'資料和報價出現在客戶的所有供應商的電腦上出現了。
重要的事情說三遍：看清楚了再回復轉發，看清楚了再回復轉發，看清楚了再回復轉發！
3、附件一定要注意
1.傳送郵件的時候，有附件先將附件上傳，然後寫明內容、標題，檢查完成後再添加發送人、抄送人。
2.#檔案命名是個大學問#——附件名稱上需註明“事項、提交人名稱、時間或者編號”；不新增附件的，新增附件但是檔名亂七八糟的、或者是不同版本，沒有加時間和負責人後綴的，都會給對方造成閱讀溝通上的麻煩；
3.如果郵件內上傳的附件數量較多，需要考慮整理打壓縮包，或者逐個上傳、便於領導手機閱讀或者線上預覽；
4.發給外部客戶的檔案，有很多是不能給客戶修改的協議，必須用pdf，哪怕對方覺得煩也要用；尤其是合同之類的，有同事發了圖片格式，被點名批評，現在ps很厲害哦。
5.#溝通很重要#——其實還有一個常見的問題。就是業務溝通一定要清楚。很多時候我要CDR格式檔案，他非給我AI的，雖然這不是檔案本身的問題，但是我覺得跟前期溝通有關。往往廣告公司和設計常見這類問題。
4、格式切切不可忘
1.FYI——for your information，讓你知道這個事的意思；不過這個一般都是上級對下級，或者平級。不然慎用！
2.office的不同版本間的格式，最好還是存成2003版；自己公司統一用07的話倒無所謂；但是如果發給客戶，要注意了：很多地方目前仍使用2003版本，高階的文件無法查閱，打不開事小，耽擱了時間才是大問題；另外office儲存時必須弄成相容模式。
5、快看看你的簽名檔！
1.自己的簽名，切勿使用奇奇怪怪的名字，例如“奧特曼”、“蝙蝠俠”等，不然你可不是奧特曼，而會變成笑柄；對方的簽名也不要存奇怪的東西，我看到過有人存了一個“xx公司 某某，急性子，來件速回”，但是你想想當事人看到是什麼表情。
2.有些人身兼數職或需要在不同情境下用不同的身份說明，那麼有幾個公司名稱，郵箱可以設定幾個簽名檔；簽名檔可以在郵件客戶端和郵件後臺自由設定；是否要使用英文的話，可依據個人習慣，但是一定要包含以下內容：公司名、姓名、電話、傳真（沒有可不選）、地址（中英對照）；ps：簽名檔內含有超連結，可能會被視作垃圾郵件哦!
舉個栗子：
順頌商祺！/祝今天工作順心！/祝身體健康！
——————
韓梅梅
xxxx公司
電話：xxxx
E-mail：[email protected]
6、正文匯報要分明
1.第一段行文裡說清楚一共有那幾件事彙報，例如“各位領導，晚上好，有關xxx、xx、xxx的事情，請參閱如下：”
2.然後下面開始分點說明，按重要程度列點，分標題加粗。後面括號裡標註相關的附件；附件名稱也修改成附件一、二、三的格式
3.涉及到具體的資料、更改項、需要重點關注的字眼/數字時，用下劃線標出來；
4.一般要是標題加粗了，那分標題的內容裡就不會再用加粗了，不然視覺效果有點主次不分，下劃線也能起到這個效果。
5.其實內容很少變字型，簡化描述，不廢話，要比寫一大堆，然後再在裡面標註重點要好得多。
7、傳送完成記得提醒
重要的郵件，尤其是有明確時間節點，還有直系領導的事情，需要透過簡訊or電話方式提醒；如果覺得直接電話會打攪到對方的會議等，那麼可以採取首先簡訊告知，如果過一兩個小時，沒有收到回覆的簡訊，再去考慮電話通知。
我見過最滴水不漏的採購，發郵件完了以後5分鐘以內，必然收到郵件、簡訊、電話、QQ；然後抄送給了雙方的上一級直屬領導。
以上，就是達人們的友情提示了！
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