關於試論辦公自動化的發展趨勢及策略論文
隨著社會和時代的發展進步，傳統依靠人工對資料進行蒐集、整理和分析的手段已經不能滿足資訊量不斷膨脹的社會需求，同時，能夠在短時間內提高工作效率和工作質量的辦公方法被人們迫切需求，在這種條件下，辦公自動化（OA）應運而生，並且已經成為現今人們辦公過程中必不可少的辦公工具。
1.辦公自動化的發展現狀
辦公自動化早在20世紀70年代就被人們所關心，許多應用計算機技術的公司都相繼推出自己的自動化辦公產品，一度將人們所期盼的“無紙化辦公”推向高潮，但是，到今天為止，辦公自動化也沒有真正發展起來並取得人們所預期的成就，導致這種現象產生的不僅僅是外部的客觀條件，也是我們自己主觀上對辦公自動化理解產生誤區。這些主觀和客觀的不成熟主要表現在以下方面：1、應用辦公自動化工具的人員一般只在自己的計算機上進行獨立操作，對工具的應用也僅侷限於對一些簡單的表格和文字的處理，網路通常只用來進行一些簡單的郵件傳輸。2、現在應用的軟體功能過於單一，即使是已經成熟的辦公自動化軟體，仍然還以表格和文字的處理為主，開發軟體時，並未將客戶在業務等方面的實際需求結合進去。3、在宣傳辦公自動化時，對其功能的宣傳過於片面，過於強調其辦公過程“自動化”，使人們在實際運用中過於依賴其自動化和智慧化。4、傳統的手工辦公方式已經在我國執行幾十年，一時間引入自動化辦公系統必然引起人們的不適應，也會對正在執行的辦公體制產生影響，甚至會影響部分上級領導與員工之間的關係，妨礙自動化辦公的應用。5、使用辦公自動化軟體的客戶沒有良好的計算機基礎。6、辦公自動化軟體的安全性有待考究。
2.辦公自動化的發展趨勢
辦公自動化應該會向數字化辦公發展，即在網路環境下完成幾乎所有的辦公內容。就我國目前計算機技術發展狀況來看，我國網際網路、安全技術和軟體理論的發展都有很大可能可以達到數字化辦公的要求。全面實現數字化辦公必然會使現有的辦公管理體制發生變革，並且員工的工作習慣和工作方式也需要很長時間改變並適應新的環境，雖然有諸多問題，但是全面實現數字化辦公仍然是勢在必行。
辦公自動化自進入我國以來發展十分迅猛，隨著計算機技術的不斷髮展，辦公自動化也從最初的漢字輸入、字處理、查詢檢索和排版編輯等簡單的單機應用逐漸發展為現代網路辦公，透過網路將單項辦公變成一個大範圍的辦公系統，再透過計算機遠端網路將多個大範圍的辦公系統連成一個更大範圍的辦公系統。在企業中建立內部網和外部網已經是發展辦公自動化的必然趨勢。現代的辦公自動化運用多媒體技術，加強辦公自動化軟體自身的圖形、文字、語音等的處理能力，使之更大的滿足了市場對辦公自動化的辦公需求，擴大了處理辦公資訊的範圍，提高了處理辦公資訊的能力。由此看出，多媒體技術也是辦公自動化發展的一個必然趨勢。
傳統的辦公自動化重在強調對文件資料的處理和統計，日常工作也主要是一些檔案的收發等，缺乏對協作型工作的處理能力，服務物件也以單一的文件資料為主，這些條件決定了傳統辦公自動化的自動化潛力不能被有效地開發和利用。新一代辦公自動化的發展是以知識化管理為核心的現代辦公自動化，隨著社會資訊量的不斷增多，企業需要更多的瞭解外部資訊，並不斷對企業自身的內部知識進行積累，在外部資訊和內部知識之間不斷找出優勢和不足，是企業內部的知識不斷得到提升。辦公自動化的價值不應該僅僅是辦公計算機化，而是要將知識融入到辦公自動化中，將知識管理和辦公自動化很好的結合起來，讓新一代的辦公自動化為企業各個階層提供更好更高效的工作模式。
現代的辦公自動化已經早已不是以前的簡單文件處理和單純行政事務了，現代辦公自動化的使命是透過提高企業工作效率和工作質量來提高企業在市場中的核心競爭力。知識管理是以幫助企業發現知識人才、傳遞和利用知識為目的的系統工程，它可以幫助企業解決知識的共享和再利用問題。知識管理可以在合適的時間給正確的人傳遞正確知識，幫助人們採取適當的行動，以避免錯誤和工作的重複。知識管理可以幫助企業蒐集和管理散佈在企業各個系統中的資訊和人們頭腦中的知識。因此，知識是未來辦公自動化的核心繫統，知識管理是辦公自動化的基礎技術。
3.辦公自動化存在的問題
辦公自動化在我國的發展過程中雖然取得了不少的成績，但與此同時也產生了諸多問題，例如投資大但效果不明顯、工作人員水平低、軟體投入少、硬體投入多、重複建設多以及模擬手工作業增加管理負擔等。當前運用辦公自動化的工作人員的計算機知識十分缺乏，對計算機硬體及作業系統的瞭解就更加匱乏，這就導致了員工工作效率的低下，此外，因為對系統知識的缺乏就間接造成系統管理工作者工作量的增多。進算計技術的發展日新月異，軟硬體的升級也逐步加快，這就意味著企業在後期為辦公自動化的升級要付出不少成本。
這些問題的產生主要有以下幾方面的原因：1、未能全面深入的理解辦公自動化。將辦公自動化的意義僅僅理解為自動化、智慧化的先進辦公裝置，藉此提高工作效率。然而，辦公自動化的主要目的則是透過實現辦公自動化來提高管理層的決策效能。2、對辦公自動化的.基礎不重視。辦公自動化是以管理和資訊積累為基礎的，辦公自動化必需依賴這兩個基礎發展，沒有這兩個基礎，辦公自動化的發展就不切實際。3、技術條件制約。沒有技術條件的支援，辦公自動化的發展就顯得十分無力。
4.辦公自動化的發展策略
根據我國目前辦公自動化的發展現狀和發展中存在的問題，為了讓辦公自動化更好更快的發展，提出以下策略：1、組織實施方面。由傳統工業專案的管理體制向產品化、專業化的實施體制進行轉變。2、技術選向方面。緊跟世界的發展趨勢，選擇與社會接軌、標準化程度高、開放程度好的技術，自主開發關鍵的應用技術。3、系統設計方面。根據我國辦公自動化的發展現狀，在企業已經運用的辦公自動化軟體的基礎上以快速原型法為主。4、實施方面。實施原則遵守統一規範和分佈實施。5、設計思想方面。以使用者的實際需求為主，將使用者在辦公中的實際需求結合到軟體設計中。6、實現方法方面。以採用複雜適用系統理論代替結構化設計。採用複雜適用系統理論即從一般的業務需求中抽象提取出關鍵的複雜適應系統，這種系統能夠適應環境變化，隨著系統使用時間的增加，可利用的價值也隨之積累。
5.結束語
辦公自動化從最初到今天的發展，已經從傳統的簡單文件處理發展到為整個企業提供資訊交換的重要平臺，辦公自動化的作用和意義向前邁進了一大步。將來，辦公自動化的程度也會隨著計算機技術的發展和市場需求的增長而進一步提高，因此，企業必須不斷引進新裝置，學習新技術、新手段和新方法，不斷提高自身辦公自動化的程度和水平，從而提高個人的辦公效率、企業的管理水平和核心競爭力。
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