電子技術在檔案管理工作中的作用論文
電子技術近年來在檔案管理工作中的應用水平在社會的發展推動下有了很大的提升，並且在電子技術相關研究人員的不斷努力下，電子技術在檔案管理中應用的水平逐漸趨於成熟，並且在檔案管理工作中發揮著重要的作用。主要以電子資訊科技在檔案管理中的作用為研究重點，提出了筆者自身的幾點建議，希望可以有利於提高電子技術的進一步應用。
1電子技術在檔案管理領域應用的必然性
檔案工作要適應資訊時代的要求，必須有一支政治素質好、專業水平高、工作能力強的檔案管理隊伍才能適應經濟社會發展的需要，提高檔案人員的資訊科技應用能力勢在必行，它是提高檔案管理工作的前提。先進的科技手段打破了傳統的檔案管理的物理時空的限制，使人們對資源的查詢有了快捷、便利和及時的方式，現代化的資訊庫，也可以加強檔案管理系統之間的聯絡和交流，為不同的使用者需求提供了多樣化的選擇空間，檔案工作要適應這些新的東西，要求我們檔案工作者，在整個檔案的資訊管理工作方面，引進、消化、適應資訊科技的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應資訊科技發展的需要，檔案管理也只有滲透新理念、運用新技術、才能開創檔案管理工作的新局面。
2電子技術在檔案管理中的作用
透過上述研究可知，電子技術在檔案管理中的應用是社會發展的必然，所以，要檔案管理方面的相關人員要加強對電子技術的重視和學習。並且在研究其應用作用的基礎上促進電子技術的進一步發展。筆者在此對電子技術在檔案管理中的'作用進行了一定的探索，希望可以提高檔案管理工作的水平而做出一些貢獻。
2.1促進計算機網路將館藏數字化
所謂“將館藏數字化”是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄影帶為存貯介質的各種原始檔案資料，透過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片檔案、聲音檔案和錄影檔案，對圖片檔案可以透過文字識別等技術達到相配於每張圖片的科學手段，再運用儲存管理技術將圖片和索引欄位存貯於光碟庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質上，並可透過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以釋出到區域網、廣域網、企業內部網、國際網際網路，最終實現“數字化檔案”管理網路的新興的檔案管理技術。
2.2利用網路進行檔案著錄、標引等工作
技術的進步使得檔案著錄可以透過檔案管理軟體而在計算機上進行操作，著錄的內容包括檔案的題名、責任者、文字、密級、保管期限、時間、載體形態、檔號、分類號、主題詞以及內容摘要等方面。檔案標引是依據檔案分類法和主題法將檔案主題概念轉換為檔案標識的過程，這兩項內容為快速查詢檔案提供了很好的途徑。傳統的著錄是在卡片上進行的，而在計算機上進行著錄和標引，使得查詢檔案十分便捷。
2.3加強對電子檔案進行管理
計算機網路給傳統的檔案工作帶來的最大改革應該是電子檔案的產生。電子檔案是計算機技術運用的產物，從形式上看，它是數字化的，但由於它是透過程式碼形式記錄於載體，它的內容只能透過裝置來利用，人們在檢索和閱讀電子檔案時要藉助特定的硬體裝置、作業系統和應用軟體進行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準確的檔案資訊。所以它對傳統的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的衝擊。因此，檔案部門應針對單位移交產生的電子檔案開展研究，儘快建立健全電子檔案歸檔、電子檔案管理的方法體系。
2.4利用網路進行檔案資訊網路開發利用
網路最根本的價值就在於其本身就能提供越來越完善的資訊服務。網路資訊資源存在著數量大、型別多、範圍廠、無序化等特點，一般利用者很難準確地找到所需資訊，更不用說深層次開發與利用。因此檔案部門應做好兩方面的工作：一是對相關資訊進行有效組織，使之有序化、連結化，以便引導讀者快速查詢到所需資訊；二是根據需求，直接透過網路採集數字資訊，然後按照不同專題進行分類、整合，形成可以提供利用的二次數字資訊資源。無論是電子檔案歸檔，還是完成紙質檔案的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷並進行電子檔案的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項資料，複製生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內檔案以及特殊載體檔案的排序並生成檔號，進行各種立卷統計，列印各種目錄、封皮、統計表和交接文據等。電子資訊科技在檔案管理中作用的研究涉及的方面有很多，所以，對於其作用的研究就可以從多個角度進行考慮。而以上僅僅只是筆者對於電子技術作用的幾個主要方面的研究，並且由於筆者對於電子資訊及檔案管理方面的研究能力有限，所以上述研究也比較淺顯，僅僅憑藉這些研究來提高檔案管理工作中電子技術應用的水平是遠遠不夠的。因此，對於電子資訊科技在檔案管理中的作用的研究還有待進一步加強。綜上所述，對於電子資訊科技在檔案管理中作用的研究無論是從理論研究方面，還是從實踐研究方面都取得了很大的成績，並且為檔案管理領域的發展做出了突出的貢獻。然而，我們在看到其成績與發展的同時，也應該意識到電子技術的不斷髮展以及社會對檔案管理領域需求的逐步提高使得對於電子資訊科技在檔案管理中作用的研究也必須要不斷的向前發展。因此，我國檔案管理領域的相關人士應該加強對電子技術的重視和研究，從而大幅度的提高我國檔案管理工作質量以及效率的提高。
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