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職場中使用電話的相關禮儀技巧

職場中使用電話的相關禮儀技巧

  1.接聽電話禮儀

  電話鈴響應立即去接,一般電話鈴響不超過三次。

  首先致以簡單問候。如“早上好”或“您好”,語氣柔和親切。外線電話報單位名稱,內線電話報部門或崗位名稱。然後認真傾聽對方的電話事由,如需傳呼他人。應請對方稍候;如是對方通知或詢問某事,應按對方要求逐條記下,並複述或回答對方,記下時間、地點和姓名。最後對對方打來電話表示感謝,等對方放下電話後,自己再輕輕放下。

  2.撥打電話禮儀

  首先將電話內容整理好,正確無誤查好電話號碼後向對方撥出號碼。對方接聽後應致以簡單問候,並作自我介紹。然後說明要找的通話人的姓名或委託對方傳呼要找的人,如確定對方為要找的人應致以簡單的問候。接著按事先準備的`通話內容逐條講述,確認對方明白或記錄清楚後,應致謝語、再見語。最後等對方放下電話後自己再輕輕放下。

  3.通話時的聲音禮儀

  首先,咬字要準確。通話時如果咬字不準,含含糊糊,就難讓人聽清聽懂。其次,音量調控。音量過高會令人耳鼓欲裂;音量過低,聽起來含糊不清。第三,速度適中。通話時講話的速度應適當的放慢,不然就可能產生重音。最後,語句簡短。通電話時所使用的語句務必精煉簡短,不僅可以節省對方的時間,而且會提高聲音的清晰度。

  4、在電話接聽過程中要特別注意避免以下不禮貌現象出現:

  無禮。接待人員接聽電話時不以禮相待,或電話鈴響遲遲不接,或者對客人的來電內容追根問底,或表示出不耐煩的情緒等等。

  傲慢。接電話時盛氣凌人,語氣不好。

  有氣無力、不負責任。在接待中無精打采,有氣無力,對客人的電話不負責任,承諾不兌現。

  急躁。接聽電話時不等對方說完自己搶話說,或一口氣說得太多太快,或未等對方把話講完就掛機。

  優柔寡斷、拖泥帶水。回答對方的問題似是而非,猶猶豫豫,毫無把握。

  態度粗魯、語言生硬。如連續聽到幾個打錯的電話便出口傷人。

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