對學校檔案資訊化的一些思考
一、加強學校檔案資訊化基礎設施建設
檔案資訊基礎設施主要包括計算機軟硬體裝置、基礎網路和各類輔助設施，它是檔案資訊化建設中非常重要的基本保障條件。根據檔案資訊採集的需要，配備檔案室相應的計算機、掃描器、光碟燒錄機和檔案資訊管理系統軟體等設施。建立電子目錄和電子檔案錄入接收中心，實現目錄資料和電子檔案的採集工作。檔案資訊管理系統軟體要能涵蓋對電子檔案採集、儲存、歸檔、整理、編目、檢索、利用等服務功能，具備同其他資料庫進行連線和交換資料的能力，保證校園網和檔案系統管理網路之間的檔案資訊儲存、交換的順利進行。
二、加強學校檔案資訊資源建設
檔案資源是學校發展的歷史憑證，它以各種不同的形式真實而客觀地記載著學校教學、科研及管理過程中的每一個環節，是學校的寶貴財富。資訊資源是檔案資訊化建設的物質基礎，檔案資訊化建設的首要任務是把室藏檔案資源數字化，其核心內容是將各種形式的檔案資訊，透過計算機、掃描器等設施，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案資訊資料庫，滿足社會對檔案資訊的需求。豐富室藏資源，有效挖掘、收集、整理和傳播成為學校檔案部門資訊服務的發展重點，因此檔案部門要緊緊圍繞學校中心工作，加大檔案編研力度，自行開發特色專題檔案資料庫，不斷完善檢索工具，促進檔案資訊的開發和再生；加強對重要會議、重大活動事件檔案材料的收集，主動從各種媒體中收集有關學校的資訊，透過對資訊的`採集、整合、分析，為領導決策和教學管理提供資訊服務。
三、加強學校檔案服務手段的創新
隨著檔案數字化程度不斷提高，檔案利用的方式也發生了改變，利用者透過網路、計算機等現代化手段利用檔案，使得傳統的檔案管理工作方法和行為方式將隨之而發生改變，檔案管理模式也在從傳統的實體管理模式向著資訊管理、知識管理、數字化管理模式轉變，因此，檔案部門必須用創新的服務方式、服務內容和服務手段實現由傳統的手工操作管理模式向現代化管理模式轉變。
四、加強學校檔案資訊保安保障體系建設
檔案資訊的安全性是檔案資訊化建設的關鍵，檔案部門應把檔案資訊的安全放在突出的位置，加強對檔案資訊管理系統和硬體裝置的管理，做好對檔案資訊資料庫進行定時的異地備份工作，確保檔案管理系統和資料的安全、可靠，防止檔案資訊的失密、洩密和丟失。在內部管理系統中，檔案部門應制訂電子檔案全過程管理制度和資訊保安責任制度，設定不同的工作許可權和查詢許可權，加強檔案網上利用的身份認證和金鑰管理，確保不同許可權的人檢視不同檔案內容的資訊。
【對學校檔案資訊化的一些思考】相關文章：