談實物檔案如何整理
談實物檔案如何整理
[摘 要]各單位在工作中都會形成一些具有儲存價值的實物，如獎狀等榮譽性實物，失效的印章，著名人物的題詞、書畫、名優產品實物等。要使這些實物發揮更大作用，就必須對其進行科學整理。
[關鍵詞]機關單位；實物檔案；整理
實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有儲存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼籤、編目、裝盒（入櫃、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由於實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。
一、實物檔案的分類
分類是實物檔案整理的重要環節，將實物按其屬性內容、形式特徵、製作材料、獲得時間、儲存價值等劃分類別和層次，既利於排列、貼籤、編目以及組織室藏和排架管理，也便於系統地提供利用。按照實物檔案管理的基本規律和要求，實物檔案的分類可採取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特徵進行分類。採用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便於按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎盃、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業執照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合併而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、製作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、裝置等。
二、實物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先後次序的過程。透過排列，進一步增強實物檔案的系統化程度，以方便檢索利用。
實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起。“載體原則”有利於目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、櫃，可以節省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的.排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發時間進行系統排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發時間的先後順序排列，不同載體的實物可以按照制發時間的先後順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎盃等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實物檔案的貼籤
貼籤是指將實物在全宗中的位置進行標著，並以標籤的形式在實物上進行貼上。貼籤是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統化工作的成果。透過貼籤使實物在全宗中的位置得以確定，併為後續的編目工作及將來查詢和利用時的實體存取提供了條件。
標籤如何編制。標籤是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的專案主要有名稱、制發單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設定。
四、實物檔案的編目
編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑑定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基本條件。
實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。實物按照分類、排列、貼籤的結果，逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發時間的，編目時，要擬出名稱並考證制發時間。同時，要在備註欄中進行說明。
實物檔案目錄設定檔早、名稱、制發單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備註等專案，概括了實物的屬性內容、形式特徵、製作材料、獲得時間、儲存價值等方面的主要特徵，是利用者檢索的主要渠道。
五、實物檔案的裝盒
裝盒（入櫃、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案櫃、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可摺疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可捲成簡狀）、獎旗（可摺疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的
印章、證書等。檔案盒可使用6釐米厚的文書檔案盒。盒內設定實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對於獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒裡用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，註明檔號，以方便利用。
六、結論
實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼籤、編目、裝盒（入櫃、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；製作標籤的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。
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