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秘書如何做工作彙報

秘書如何做工作彙報

  篇一:如何做好秘書工作

  一、 正確認識秘書工作

  (一)秘書工作的地位與作用

  在任何系統高效有序運轉的過程中,都有大量的決策、指令下達,大量的情況上報,大量的資訊反饋,秘書工作就在其中起到樞紐作用。秘書工作具有單位的門面、領導的參謀助手和資訊耳目的作用。

  (二)秘書工作的特點

  1、服務性

  為本單位領導服務,為上級、同級和下級機關服務,為群眾服務。

  2、政治性

  秘書工作是為領導活動提供服務的,經常接觸各級領導,接觸大量工作秘密、檔案、會議,要求秘書人員具有很強的政治頭腦和保密意識。

  3、事務性

  秘書人員要充分認識秘書工作的意義,不畏繁雜、瑣碎,認真踏實做好每件工作。只有做好事務工作,才能使單位內部秩序井然,對外渠道暢通;只有做好事務工作,才能使領

  導從事務中擺脫出來,集中時間和精力想大事,幹實事,更高效的開展工作。

  (三)秘書工作的職能

  1、執行決策職能

  服從領導決定;把領導決定落實下去;及時收集、反映各級部門在貫徹執行領導決策中的情況和問題等。

  2、事務承辦職能

  既要為領導服務,又要為部門和群眾服務,發揮承上啟下、上下溝通的橋樑作用。領導交辦、佈置的事務應按照認真完成,各部門和基層向領導請示、彙報的事項及時呈轉。

  3、參與決策職能

  秘書工作參與決策,可以從兩個方面理解:一是重要部門或大單位,因工作需要設秘書長、副秘書長。他們作為秘書工作的負責人,一般都是領導班子成員,直接參與機關領導決策活動。二是秘書要為領導決策當好參謀,承辦決策事務,間接參與決策。

  (四)領導秘書的工作任務

  1、管理檔案

  對檔案進行科學登記分類;熟悉重要檔案內容;根據領導分工,儲存好相關領域的檔案備查。

  2、安排活動

  安排活動有幾個層次:首先是日常活動,如開會等,其

  次是特殊活動,如調研、約談、會見等。各類安排要張弛有度,銜接合理,目的是提高領導的工作效率,使領導勞逸結合不致疲於奔命。

  3、對外聯絡

  領導很多事情需要秘書去聯絡。如領導與領導之間,領導與其他秘書人員之間,領導與單位之間,領導與群眾之間,很多聯絡都需要秘書去做橋樑。

  4、參謀諮詢

  秘書應是領導的資訊採集器。秘書要多看檔案、聽會、聽彙報、搞調研,多收集資訊,成為領導的一個重要、可靠、準確、及時的資訊源,並根據需要發揮參謀諮詢的作用。

  5、起草文稿

  起草領導參加相關會議、活動的講話稿、發言稿。對領導召集的相關會議進行記錄、整理。

  6、處理事務

  包括工作事務和生活事務等。

  二、 秘書如何提高辦事效率

  (一)有備而來

  1、身上準備兩支以上的簽字筆;

  2、辦公用品(筆、墨水、紙、膠水、剪刀、計算器等)集中存放,消耗品隨缺隨補,用完後放回原處;

  3、辦公室、會議室、辦公桌、保險櫃等處鑰匙準備兩把,

  一把放在固定的地方,一把帶在身上,辦公用鑰匙和家庭鑰匙不要混放;

  4、備好常用的電話號碼、檔案、制度、地圖、字典、交通訊息等;

  5、去外地出差要準備好身份證、雨傘、洗漱用品等必需品。

  (二)點滴記事

  1、隨時記錄

  隨身攜帶一個小本子,把重要的事情記下來。主要有: 當天領導的主要活動;本單位的大事;領導交辦的事情;別人交辦的事情或反映的情況;自己想到的事情和對工作的想法等。把事情記下來以後,經常翻一翻,急事馬上辦,一般的事列入計劃辦,領導安排的事,辦完及時報告,這樣工作就不容易遺忘了。對於開會、接待等時間要求很嚴格的事情或者很久以後才需要辦的事,可以利用手機的定時提醒功能,防止誤事。

  2、朝思暮想

  晚上睡覺前,把一天所見、所聞、所幹,過一遍“電影”,想一想:今天要辦的事辦完沒有,還有什麼不周的地方明天要補辦,還有什麼事情今天沒辦明天要辦,明天要新辦什麼事情等。早上起床或上班前,把今天要辦的事、昨天遺留的事想一下,特別對重要的事和時間性較強的事,如幾點開會,

  幾點接人,領導幾點參加什麼活動等,在腦子裡過一下,排一下計劃,一般就不會忘事了。

  3、嚴格程式

  辦公室裡很多工作都有相應的制度和工作程式規定,我們在辦理時,一定要嚴格遵守。對於沒有明確規定工作程式的工作,要認真總結、分析,制定規範、切實可行的工作程式,並嚴格執行。乘車時,程式要求系安全帶,可能一輩子系幾千次都用不上,但如果用上,就是性命攸關的事。

  (三)做好小事和細節

  1、正確認識做好小事和細節的意義

  海爾張瑞敏說“什麼是不簡單,把每一件簡單的事都做好就是不簡單;什麼是不平凡,能把每一件平凡的事都做好就是不平凡。”對於秘書工作來說,這些道理尤為重要。秘書工作是輔助性、服務性的工作,大量的事情都是平凡而瑣碎的,即便是一件很具體的事,也往往需要向領導請示報告。這些小事做好了,工作正常運轉,別人甚至感覺不到,因為這些事情往往都是在幕後、在臺下做的。而一旦忽略了某些“小事”,缺往往導致“驚天動地”的'大事,給事業造成損失。所有的細節問題,僅僅是事物的表現形式,深入探究,所有細節問題的根本是素質問題。

  篇二:我對秘書工作的認識(如何做好秘書工作)

  此前我並未從事過秘書工作,僅與一些機構的秘書工作人員有過接觸,他們留給我最深的印象,是全面的職業素養和精益求精的敬業精神。我結合自己的工作經歷,淺顯的談一下對秘書工作的認識。 職位的定位。秘書是領導者的綜合輔助人員,負責溝通訊息、輔助決策、綜合協調、會議、報擬檔案、時間管理等主要職能。秘書既是管理人員、也是業務人員。秘書工作的主要目的是為領導者提供及時、真實、準確的資訊,讓領導者的決策依據更為充分、科學,並推動決策得到有效落實。

  總體的要求。職能的特殊性要求秘書應具備全面的文化素養和過硬的工作能力。主要為:

  1、 穩重幹練、思維縝密、思路清晰。

  企業各領域傳遞來的資訊較多,秘書應按輕重緩急及時將其分類,需上報至領導的要及時上報,資訊需進一步完善的要第一時間通知呈報人,不需上報的,也要將處理結果彙報給領導。同時要時刻保持清醒,對急迫的重要事件特事特辦。

  對於領導交辦的事宜,秘書應準確領會意圖,合理利用資源,科學安排,不折不扣的忠實執行,並及時將落實情況向領導彙報。

  2、 工作積極主動、有活力、有想法、有創新精神。

  彙報某項工作前,秘書應多蒐集本公司、本行業、相關業務領域的有價值的資訊,為領導提供全面、有效的決策依據,並在一定情況下,提供合理的決策選項。

  秘書應不斷改進自己的辦事方法,完善職位相關的業務流程,使工作更簡潔、清晰,既方便傳遞、反饋資訊,又便於領導者提高決策質量和效率。

  3、 多學習、勤思考。

  秘書應不斷充實相關知識,提高自身文化素養。需掌握的不僅包括本崗位相關的理論知識和實踐技能,還應對公司、對行業有全面的瞭解和認知。這就需要秘書多與各單位進行溝通,透過公司檔案、口頭請教、報紙、書刊、網路等途徑,蒐集、歸納、儲備這些知識。

  秘書應經常對掌握的大量資訊和知識進行梳理、思考和分析,注意與相關業務部門進行溝通、探討,為領導者的管理提供建議。

  4、 原則性強,忠於領導和企業。

  對於領導者的原則性,秘書應按領導的指示不折不扣的完成任務,不因工作困難而降低要求,不越權也不自行其是;對於業務人員的原則性,秘書應嚴格按照公司的各類規章制度和領導要求開展工作,公正嚴明,不以.權.謀.私,不受非分之財。

  因為接觸企業大量的機密資訊,秘書應具備嚴格的保密意識,對機密檔案妥善保管,不向除直接領導外的任何人透露機密資訊。

  5、 優雅的形象、優良的品德。

  秘書的形象不僅僅代表著自己,更代表領導或是企業形象,甚至對工作環境、企業運作也會產生一定的影響。所以秘書應該時刻注意自己的言行舉止。秘書對自己形象的嚴格要求是對領導者、對企業負責的表現。

  秘書應注重從內在方面提高自己,培養堅定、優良的個人品德。秘書應保持作風正派、頭腦清醒,不被誘惑擊垮。

  以上只是我對秘書工作一些淺顯的看法,更多的知識還要在今後的日常工作中多靠領導和同事們教誨,自己多參悟。

  總經理辦公室某某某

  二〇一x年十二月六日

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