聲像檔案管理的問題

聲像檔案管理的問題

　　聲像檔案是指國家機構、 社會 組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有儲存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄影帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，並輔以文字說明的 歷史 記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。 隨著社會的 發展 及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區１６１個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等 問題 ，直接 影響 了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯後於檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的`程度。因此，採取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

　　一、 聲像檔案管理存在的問題

　　（一） 聲像裝置存在著"一硬一軟"的現象 "一硬"是指聲像裝置數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像裝置有了很大改善。在調查的１６１個單位中，僅有２１個單位沒有聲像裝置，佔１３％，８７％的單位都有１臺以上的聲像裝置，裝置總數達６７１臺（架）。從總體講，聲像裝置可算比較"硬"。"一軟"是指聲像裝置管理之亂。有１０１個單位沒有制定聲像裝置管理制度或相應的使用要求，佔６２％，致使有的裝置閒置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的裝置存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的裝置使用人員不明確或頻繁變動，裝置不能有效地利用。從而形成了"硬體硬、軟體軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整儲存下來，給以後聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。

　　（二） 攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區 攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，並決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的４４３名攝錄人員中，有專職１５６人，兼職２８７人，平均年齡３５歲，大專以上文化程度的佔７２％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在４４３人中，專業工齡１至５年者３８１人，佔８６％，５年以上者僅佔１４％。經過專業培訓的共６８人，僅佔１６％，其中１至３個月短訓（攝錄專業）的６６人，專科畢業２人，有８４％的人都屬"自 "。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。 調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什麼是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅標頭檔案才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄影帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔儲存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎麼處理這些聲像檔案屬於個人行為。由於這些同志缺乏全域性觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部儲存，不移交檔案室或檔案館統一儲存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。 事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規範。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去徵集，那隻能是"亡羊補牢"了。

　　（三） 聲像檔案管理混亂，問題複雜

　　１、 管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理 調查中有７５個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，佔４７％，有半數以上的單位處於無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著３種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅佔２６％；二是各科室一年一次移交檔案室，佔３５％；三是由科室分散保管或個人儲存，佔３９％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

　　２、 檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔 聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日後就是攝影人員自己也難以追憶齊全和

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