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暑假檔案室實習報告

暑假檔案室實習報告

  暑假檔案室實習報告

  7月10日,也就是我從家裡趕回學校的第二天。這天早上八點多我們便跟著許老師,來到了xx區團委。正式開始了我們的暑期實習。

  首先,xx區團委給我們舉行了一個簡短的開幕式,簡單地介紹了xx區的區情和實習要求。接著就給我們分配實習單位,讓各個單位的負責人帶到各個工作地點。

  我和奕君被分配到xx區建設和市政局。

  我們的實習內容是在檔案室幫忙整理檔案和資料。檔案室的負責人是一個很爽朗、平易近人的女人,大約30來歲,我們叫她瓊姐。實習的這個月裡瓊姐就是我們的負責人。

  整個檔案室只有瓊姐一個工作人員。工作量很大,因此據瓊姐說,這裡一年到頭實習生不斷。我們的日常工作主要包括了:

  1. 整理文書檔案

  其實一個月下來,具體什麼是文書檔案,什麼是科技檔案我實在分不太清楚。從我的理解來看,文書檔案就是純文字的資料檔案,而科技檔案就是帶有設計圖、施工圖的檔案。

  文書檔案的整理聽起來很簡單,但是其實並不容易。

  一份文書檔案從收集到歸檔完畢需要一系列的工作流程。

  第一步,我們從其他科室收集紙質和電子版的文書檔案,一式兩份。

  第二步,我們要把文書檔案進行分類,按儲存期限分為三類,即10年的,30年的,還有永久的。

  第三步,我們要對每一份文書進行排序和分離。以呈批表為界,分離相同的兩份文書。還要按一定的順序加上附件和原稿。

  第四步,給文書檔案編上件號。編號工作,實際上就是給文書的第一頁列印年度,儲存期限,館室編號等等。接著還得打上歸檔的日期。

  第五步,把文書檔案拆成兩份,一份存入檔案庫,一份進行電子歸檔。進行電子歸檔前,還需給文書打上頁碼。

  電子歸檔完畢,一份文書檔案才算完成。這個過程是十分繁複的,很考驗我們的耐心和細心。

  2. 整理科技檔案

  科技檔案和文書檔案的整理差不多,它們最大的差別在於,科技檔案中有許多工程施工圖和設計圖,還有施工證明書等等資料。施工圖很多,也很大張,我們的工作就是疊圖紙。即把一張大大的施工圖或設計圖摺疊成A4紙大小,留下一邊以便和其他A4資料一起裝訂。

  這是檔案室所有工作中最花時間的,也是比較有技術含量的。雖然疊圖紙的工作很機械也很費時,但看著我們把一份份資料疊得整整齊齊的,心裡還是十分開心的。瓊姐也十分肯定我們的工作,對我們疊的圖紙讚不絕口。

  3. 收文歸檔

  我們的另一項主要任務就是收文。即把收文資料進行電子歸檔。這項工作比較簡單,用六個字概括就是“輸入、複製、貼上”,但由於收文量多,因此細心顯得十分重要。

  這三項工作是我在檔案室中做得最多的工作。說實話,它很繁瑣,但卻很能磨練我的耐心和細心。其他工作還包括為各個科室查詢資料、裝訂各種檔案、將檔案歸入到相應的檔案架等等。

  實習總結:

  不知不覺地,我們已經結束了實習,在xx區建設和市政局實習的這一個月裡,除了基本掌握了檔案室的文書整理外,我最大的收穫是兩心:耐心和細心。同時,我也有自己的一些體會。每一項工作都有它的一個最佳流程,按照這個流程,我們可以達到最佳的工作效率。就像文書檔案的整理流程,上面的5個步驟是環環相扣的,是不能顛覆的,否則必然會導致工作效率降低。

  值得高興的.是,負責人瓊姐十分肯定我們的工作,她說,我們是所有實習生中最努力的,工作也是做的最出色的。這讓我十分自豪。作為華師的一名學子,我們很高興能為華師為學院爭得口碑,為往後華師的師弟師妹與xx區企事業單位開展合作實踐活動提供有利的形勢。雖然一個月的實習時間很短,我真正能夠掌握的東西不多,但是我相信這個經歷對我將來的工作一定會有幫助的。

  非常感謝學院和xx區建設和市政局給我的這次實習機會,這是我一次寶貴的實踐課。


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